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プライバシーマーク取得・更新の手順

MCFにおいてプライバシーマークの取得・更新の審査を受けることを希望される事業者は、下記の手順に従って申請から審査まで進んでください。
手順は新規に取得する場合も更新する場合も同じです。

プライバシーマーク取得更新の手順

■申請

MCF指定の申請用紙を使用して、申請してください。申請用紙には、「新規取得用」と「更新用」の二種類がありますので、該当する方を使用してください。提出が必要な書類など、必要事項は申請書類に記載してありますのでご参照ください。

●新規取得用の申請書類のダウンロード(docx 95KB)

●更新用の申請書類のダウンロード(docx 109KB)

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「申請書類の電子申請」及び「改善報告書の電子提出」の受付開始について

MCFでは、【2020年6月10日(水)10時】から、プライバシーマーク付与適格認定審査に関する「申請書類の電子申請」及び「改善報告書および変更報告書の電子提出」の受け付けを開始致します。これにより、従来の紙媒体書面等紙での提出は必須ではなくなります。書面等紙では9月末日まで 受け付けます。

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電子申請・電子提出の受付開始:2020年6月10日(水)
移行期間:2020年6月10日(水)~2020年9月30日(水)
2020年10月1日(木)から、電子データでの申請・提出をお願いします。
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●目的:
 ・「新しい生活様式等を考慮した現地審査」に対応可能なよう、事務局による形式チェック、審査員の文書審査・現地審査準備及び改善報告等確認を、テレワークで実施することを可能にするため。

●メリット:
 ・コスト削減(送料、紙・ファイル等備品、梱包発送手配の手間)
 ・原本紛失や劣化等のリスク低減 等

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申請書類一式を作成したら、
 ●電子データの場合:下記申請窓口メールアドレス宛にお送りください。

〇送付方法
 “電子メール”、“指定のオンラインストレージサービス”、“CDやDVD等の媒体の郵送”いずれでも構いませんが、パスワードや暗号化措置等による安全対策を講じていただきますようお願いいたします。

なお、パスワードをつける際は、個々のファイルにつけるのではなく、ZIP等でまとめた圧縮ファイルにつけていただきますようお願いいたします。

〇電子データの形式
 以下に限定させていただいておりますのでご確認ください。(混在可)
 ・PDF
 ・Microsoft Word
 ・Microsoft Excel
 ・Microsoft Power Point

なお、リンクファイルの欠落により表示が不完全になるようなご提出はお避け下さい。

※【申請様式 1】は、現在「代表者印」の押印が必須となっております。よって、当面は「代表社印」を押印したものを『カラースキャン』してPDF等の電子データで提出して下さい。

●紙の場合:

デジタル申請が不可能な場合は、紙媒体でのご提出も従来同様に受け付けさせていただきます。下記申請窓口宛に、宅配便など配送記録が残る手段を利用して送付してください。または、ご持参いただいてもかまいません。持参の場合は、事前に電話予約の上お越しください。

※以下の点は不可とさせていただきますのでご協力お願いいたします。

・書面のサイズはA4又はA3以外不可
・ホッチキス留め不可


【申請窓口】
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 一般社団法人モバイル・コンテンツ・フォーラム
 プライバシーマーク審査室
 〒150-0013
 東京都渋谷区恵比寿4-4-5 第3伊藤ビル603
 TEL:03-5449-6409
 メール:privacy@mcf.or.jp
 受付時間:10:00~18:00(土、日、祝日休み) ===============================

従来、MCF以外の機関で審査を受けていた事業者が、MCFでの審査を希望する場合には、上記の更新用の申請書類を使用してMCFに申請していただければ結構です。

事業者名、登記上の本店所在地、代表者名、申請担当/連絡先、個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者が変更になった場合は、MCF指定の申請用紙(変更報告書)を使用して、変更のご報告をしてください。

●プライバシーマーク付与に係る変更報告書のダウンロード(docx 40KB)

■書類の受付

申請書類が届きましたら、MCFプライバシーマーク審査室において、申請書類の内容を確認し、書類が揃っていること、またプライバシーマークの審査を受けることができるかどうかを確認します。確認が終わり、全て問題ないことが確認されましたら、書類を受け付けます。

書類を受け付けた後、MCFプライバシーマーク審査室より、申請事業者のご担当者様に審査料金のお支払いに関する事項をご案内すると同時に、現地審査の日程の調整を行います。

■文書審査

申請書類の内容に関して、JIS Q 15001などの審査基準に適合しているかどうか、文書レベルで確認します。文書審査の結果は、文書審査終了後、速やかに事業者にフィードバックいたします。
2020年6月10日以降の申請受付の、文書審査結果及び改善報告結果の再指摘文書の送信は、パスワード設定済メール添付ファイル等で行います。

■現地審査

あらかじめ決定した日程・場所において、現地審査を実施します。審査員2名が申請事業者の事業所に訪問して実施します。冒頭の時間において、代表者へのインタビューを行います。その後、個人情報保護管理者へのヒアリングを行い、最後に実際の事務所などにおける運用状況を確認します。

■指摘事項に対する改善

現地審査終了後、改善を要する指摘事項を文書により指摘します。事業者はこの指摘事項で指摘された内容を改善し、改善報告書として審査員に提出します。全ての指摘事項が改善されたと確認されたら、審査のための委員会に提出されます。

■認定通知

審査のための委員会で付与適格決定が出たら、MCFプライバシーマーク審査室より申請事業者にその旨を通知します。この日が正式の認定日になります。

■マーク付与契約

認定が下りたら、その情報を一般財団法人日本情報経済社会推進協会(以下、JIPDECと言います)に送付します。JIPDECより、申請事業者に対してプライバシーマーク使用契約に関する書類が送付されますので、その内容に従ってプライバシーマーク付与登録料をお支払いください。MCFの認定日を起点とし、11営業日後から2年間有効となります。

※プライバシーマーク取得・更新の手順については、詳しくは「プライバシーマーク審査業務手続規程」をご参照ください。

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